Que ce soit pour la communication d'influence, la responsabilité sociétale, la Recherche & Développement, ou la stratégie de partenariats, les entreprises doivent impérativement identifier les acteurs influençant l'image de leur marque corporate ou de leurs produits.
En effet ces acteurs sont parties prenantes :
de manière directe ou indirecte
sur le court, moyen ou long terme
par des actions, des stratégies et des messages
pour servir les objectifs de l'entreprise
Les décideurs ont donc tout intérêt à avoir une vue globale, structurée et claire des parties prenantes, qu'elles soient internes ou externes, pour mieux piloter les enjeux de l'entreprise.
La Carte Heuristique (Mind Mapping), véritable outil d'aide à la décision pour les chefs d'entreprises.
Fort de mon expérience dans ce domaine, auprès de chefs d'entreprises de tailles diverses (CAC40, PME, TPE, Startup ...) je vous livre ici mon retour d'expérience sur les réflexions et réflexes à avoir avant de se lancer dans cette réalisation.
Cartographier les parties prenantes en 6 étapes :
Utiliser la Carte Heuristique pour cartographier vos parties prenantes : mes 6 conseils pour un résultat efficace !
PREPARER, ANTICIPER
Avant de cartographier quoique ce soit il faut anticiper 3 éléments essentiels de votre projet de cartographie :
Définir le périmètre de la cartographie : Quelles sont les informations à prendre en compte, quelles sont celles à exclure (ou à prendre en compte plus tard) ? Quels types d'acteurs voulez-vous considérer ; en fonction de leur importance, de leur impact, de leur influence, du budget consacré, de leur périmètre d'action, de leur métier, ...
Anticiper le niveau de confidentialité de votre cartographie : Quelles informations pouvez-vous ou devez-vous faire apparaitre ? qui peut voir ces informations ?
Identifier les contributeurs : Quelles sont les contributeurs et sources fiables ? qui pourra actualiser l'information ? qui valide les informations globales ou détaillées ?
PENSER LE CENTRE DE LA CARTE
Le centre de votre carte est très important car il est le coeur de votre projet : quel est l'objectif, pourquoi faites-vous cette cartographie ?
La cartographie peut servir différents objectifs : communication, prise de décision, suivi d'actions, vulgarisation, prise de conscience, informations, transmission de connaissances ...
L'objectif doit être clair et défini en accord avec tous les contributeurs; il doit être évidemment atteignable et vérifiable.
UTILISER LES BRANCHES DE NIVEAU 1 POUR ORGANISER L'INFORMATION
Les branches de niveau 1, appelées aussi branches principales, aident à structurer l'information, proposer des catégories, agréger et organiser les idées à un niveau macro. D'expérience, cette architecture peut être modifiée en cours de conception de la cartographie, et il est important de s'autoriser à la remettre en question ! Cela permet de vérifier que notre structure sert bien l'objectif principal (centre de la carte). Toujours se rappeler et se rapprocher du périmètre défini en 1) et de l'objectif défini en 2) et vérifier que votre conception est toujours pertinente.
TROUVER LE BON NIVEAU DE DETAIL
Les branches de niveau supérieur servent à détailler l'information de manière progressive et organisée. Plusieurs questions à se poser à ce stade :
Quelle est la granularité d'information souhaitée ? Jusqu'à quel point a-t-on besoin de détailler l'information ? Pour répondre à ces questions, encore une fois remémorez-vous votre objectif de cartographie pour savoir quelles informations vous devez indiquer, et à qui sont elles adressées ?
Selon votre objectif, vous devrez certainement systématiser les branches N+n : mêmes sous catégories pour chaque branche principale. L'ajout de pictogrammes ajoutera de la clarté à la lecture de votre carte.
Mon retour d'expérience : Les branches de niveau 1 sont souvent les catégorie de parties prenantes, les branches de niveau 2 les parties prenantes elles-mêmes et les branches de niveau supérieur portent 2 à 4 types d'informations détaillées.
Exemple d'information détaillée, pour chaque partie prenante :
Nom du projet porté
Nom du correspondant interne,
Nom du responsable,
Budget alloué
UTILISER, FAIRE VIVRE LA CARTE HEURISTIQUE
Tout ce travail de conception (étape 1 à 4), véritable socle de la connaissance de votre entreprise vous sert maintenant de médiateur pour servir votre objectif.
Communiquer plus clairement grâce à la structure des parties prenantes et à l'organisation des informations. En interne : vocabulaire adapté à votre cible. En externe, par exemple Grand Public : Niveau de granularité suffisant pour vulgariser et rendre plus compréhensible vos idées quelque soit la complexité des acteurs.
Prise de décision : Le cerveau humain a besoin de se reposer pour réfléchir, pour reconstruire ses chemins de pensées; Reprenez, relisez régulièrement la cartographie avec vos équipes pour faire émerger de nouvelles idées sur votre stratégie d'entreprise.
Aide à la réflexion et à la compréhension : La cartographie des partie prenantes en carte heuristique vous rend un grand service : elle gère pour vous la complexité. Prise de recul (Branches de niveau 1 et 2) et focus possible sur chaque partie prenante (Branches de niveau 3 et 4).
PILOTER
Utiliser cette vue "cockpit" pour partager, collaborer, suivre et gérer les parties prenantes de votre entreprise.
Guide de lecture : Si vous partagez la carte avec des non contributeurs, assurez-vous de les assister dans leur lecture: expliciter l'information en parcourant la carte avec eux; commencez par les branches principales et détaillez au fur et à mesure. Cette démarche rendra votre carte plus inclusive.
EN CONCLUSION :
Prendre du recul sur ses parties prenantes en structurant les informations essentielles et pertinentes.
Faire un focus sur chaque partie prenante avec le bon niveau de granularité.
Réactiver la carte par son utilisation régulière avec vos équipes.
Exemple de structure : Modèle de cartographie de partenariats commerciaux d'une grande entreprise
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